Hoezo flexibeler dan Excel?

U gebruikt Excel omdat het zo flexibel is? Maar is dat wel zo? Software voor controlling, zoals professional planner, is in veel situaties flexibeler dan Excel.

Voor het opstellen van managementinformatie, budgetten en prognoses wordt vaak Excel gebruikt. Op zich is daar niets mis mee. Meestal is er geen andere applicatie voorhanden. Zolang het spreadsheetmodel eenvoudig is ervaart u een hoge mate van vrijheid. Helaas laten veel bedrijven en organisaties zich niet in zoín eenvoudig model vatten. Wanneer er verschillende werkmaatschappijen, vestigingen, activiteiten of afdelingen zijn neemt de complexiteit van het spreadsheet zienderogen toe. Er ontstaan links naar diverse tabbladen en de formules worden lang, complex en vrijwel onleesbaar..

Oorzaken

De organisatie stelt steeds hogere eisen aan de managementinformatie. Ook kunnen er wijzigingen in de bedrijfsstructuur optreden, waarmee rekening moet worden gehouden. Steeds meer personen worden betrokken bij het forecasten en het beoordelen van de resultaten.

Gevolgen

Hoe verder de managementinformatie is doorontwikkeld hoe moeilijker het wordt om wijzigingen aan te brengen. Bij het rapporteren van de werkelijke cijfers is het nog mogelijk om per administratie aansluitcontroles uit te voeren. Maar hoe controleert u een rolling (cashflow) forecast? Ook dan kunt u de omzet- en kostenprognoses nog enigszins op juistheid toetsen. Om de prognose van liquiditeit en balans te controleren moet u echter tot op de komma thuis zijn in het spreadsheetmodel. Wijzigingen doorvoeren is in dat geval een hachelijke en tijdrovende zaak. Naarmate de complexiteit van het spreadsheet toeneemt, neemt de flexibiliteit af.

Hoe kan de flexibiliteit behouden blijven?

De eerste noodzakelijke stap is om alle gegevens in een database onder te brengen. Alle rapporten maken dan gebruik van dezelfde gegevensbron. Daarnaast is een bedrijfseconomische module nodig die alle verbanden tussen de gegevens bewaakt, aanpast en op een eenduidige en transparante wijze de berekeningen uitvoert. Tenslotte is er een gebruikersvriendelijke interface nodig die ervoor zorgt dat de berekende gegevens op een eenvoudige manier beschikbaar zijn.

Schematisch ziet dat er zo uit:

Schema professional planner

Tijd intelligentie: jaren, kwartalen, maanden of weken

Structuur intelligentie: holding, werkmaatschappij, profitcenter, kostenplaats, omzetgroep of kostensoort

Functie intelligentie: soort gegeven (omzet, prijs, aantal), type kosten (bedrijfskosten, afschrijvingen, dotaties), koppelingen tussen gegevens, totalen, gemiddelden en ratio's.

De ingebouwde bedrijfseconomische intelligentie bewaakt de integriteit van de gegevens en zorgt voor transparantie en efficiency. Zo kunt u zich meer richten op de dynamiek van de organisatie, advisering van het management en de analyse van de cijfers.

Conclusie

Dat het belang van professionele controlling in de afgelopen jaren is toegenomen mag duidelijk zijn. Hierbij is de borging van het proces, de data en de informatie van groot belang. Daarvoor zijn tools nodig die u, als financiŽle professional, ondersteunen. Welke tools daarvoor geschikt zijn is situatie afhankelijk.

De keuze is aan u.

Download pdf