Optimaliseer uw bedrijfsplanning


Volgens onderzoek van het gerenommeerde research instituut BARC is door de financiŽle crisis het belang van budgetteren en forecasting sterk toegenomen. 69 Procent van de ondervraagden geeft de hoogste prioriteit aan het planningsproces. Het planningsproces blijft zelden meer dan een jaar stabiel, 49 procent past de planning daarom minstens ieder half jaar aan. In veel ondernemingen is het planningsproces sterk georiŽnteerd op de afgelopen perioden. De voorspellende waarde van de planning is daardoor gering. Bovendien is het integreren en afstemmen van de verschillende budgets foutgevoelig en tijdrovend. Praktische maatregelen voor verbetering liggen voor de hand. Ook de gebruikte tools, vaak alleen spreadsheets, kunt u kritisch onder de loep leggen. Het optimaliseren van uw software maakt uw planningsproces in korte tijd beter en eenvoudiger.

Vijf tips

1. Zorg voor duidelijke top-down doelstellingen

Door gedetailleerde richtlijnen voor te schrijven en duidelijke top-down doelstellingen aan te geven, wordt het planningsproces gestructureerd opgesteld.

2. Werk met geconsolideerde gegevens

Bespaar veel tijd door een database aan te maken waarin alle benodigde gegevens worden verzameld. Automatische gegevensoverdracht tussen verschillende databases zorgt voor een efficiŽnt proces en vermindert het gevaar op verschillen. Extra winstpunt is dat dit een betrouwbare gegevensbasis oplevert, zodat er Ďťťn versie van de waarheidí ontstaat.

3. Focus op de belangrijkste onderwerpen

Vereenvoudig uw planning door te focussen op de belangrijkste posities van kosten en opbrengsten. Laat posities die van weinig betekenis zijn uit beeld verdwijnen en leg de nadruk op beÔnvloedbare posities. De budgethouder heeft zo een beter inzicht in de te verwachten ontwikkelingen.

4. Maak prognoses in korte tijdsintervallen

Regelmatige prognoses zorgen voor een voorspelling met een hogere betrouwbaarheid. Deze zogenaamde rolling forecasts zijn opgesteld op basis van een overzichtelijke set gegevens en zorgen voor een sterkere verbinding tussen de strategische en operationele planning.

5. Gebruik geÔntegreerde rekenlogica

Bijna iedere wijziging in de planning heeft direct invloed op ťťn of meer andere posities. Een verandering van bijvoorbeeld de omzet zorgt voor een wijziging van de inkoopwaarde, provisies en andere variabele kosten. Daarnaast wijzigen hierdoor de voorraad-, debiteuren- en crediteurenposities. Als het rekenmodel een integraal onderdeel van het systeem is, bespaart u veel werk en verkleint u de kans op fouten.

Tenslotte

Het onderzoek van BARC toont ook aan dat ondernemingen die hun planning met een spreadsheet uitvoeren minder tevreden zijn dan ondernemingen die met professionele planningstools werken. De belangrijkste oorzaken zijn de ontbrekende consistentie van de gegevens en de foutgevoeligheid van spreadsheets.

Een goede planningstool is zonder veel moeite in te passen in het aanwezig IT landschap en kan gecombineerd worden met bekende SAP en Excel toepassingen. Een consequente ondersteuning van het planningsproces door een professionele tool zorgt voor een hogere kwaliteit van uw planningen en prognoses.

De invoerschermen die de gebruiker doorloopt maken het planningsproces eenvoudig en efficiŽnt. De import uit bronsystemen wordt stap voor stap begeleid.

prevero DashboardBij de keuze voor een tool spelen moderne en eenvoudig te gebruiken functies voor visuele analyses een grote rol. De vraag, of met een paar klikken de belangrijkste omzetdrivers en kostenposities geÔdentificeerd kunnen worden, moet u met ja kunnen beantwoorden.

Mobiele toepassingen steeds meer gevraagd. Management en controllers willen ad hoc vragen snel kunnen beantwoorden. Er zijn nu ook Business Intelligence systemen die de gegevens op smartphones en tablets presenteren. Rapportages en analyses kunnen op ieder gewenst moment en op elke locatie gebruikt worden. Er zijn tegenwoordig zelfs planningstools die de gebruiker in staat stellen om op de smartphone de prognose aan te passen.

 

Download pdf