Verbeter uw rendement met Activity Based Costing

Hoe de professional planner software u ondersteunt bij het inrichten van een Activity Based Costing (ABC) systeem.

Met behulp van Activity Based Costing wordt inzichtelijk gemaakt in welke mate de activiteiten bijdragen aan het resultaat. Voorbeelden van activiteiten zijn producten, diensten, klantgroepen of bedrijfsonderdelen.

Om producten of diensten tot stand te brengen worden productiemiddelen ingezet die kosten met zich meebrengen. In eerste instantie worden de kosten van de productiemiddelen met behulp van zogenaamde cost drivers verdeeld. Vervolgens worden de overige toerekenbare kosten aan de activiteiten toegewezen met behulp van verdeelsleutels. Hierdoor worden de directe en de indirecte kosten (zo veel mogelijk) op basis van causale verbanden toegewezen.

Op basis van ABC budgetteren, rapporteren en analyseren

Uw financiŽle administratie speelt een belangrijke rol bij het vastleggen van de werkelijke cijfers. De kosten en opbrengsten dienen zoveel mogelijk per activiteit geregistreerd te worden. In veel systemen is dit middels kostenplaatsen en kostendragers mogelijk.

De afdeling controlling is nauw betrokken bij het opstellen van het budget. Hierbij is het belangrijk dat de structuur van het budget zoveel mogelijk aansluit bij de keuzes die voor Activity Based Costing gemaakt zijn. Er zijn ook kosten die niet per activiteit gebudgetteerd en/of geregistreerd kunnen worden. Op basis van een analyse per kostensoort kunt u bepalen of doorbelasten naar activiteiten mogelijk en zinvol is.

Zowel de actuele prognoses als werkelijke cijfers worden per verslagperiode verzameld. De commerciŽle afdelingen stellen de omzetprognoses vast, de werkelijke cijfers worden direct uit de financiŽle systemen gehaald. Met behulp van verdeelsleutels worden de doorbelastingen berekend en aan de activiteiten toegerekend.

Voor het maken van analyses is een dynamische interface nodig. Bijvoorbeeld voor het opstellen van budget-werkelijkheid vergelijkingen per activiteit of groep van activiteiten. Het is daarnaast interessant om scenario analyses op te stellen zodat het management inzicht krijgt in de gevolgen van voorgenomen beslissingen.

Praktische invoering van een ABC systeem

In middelgrote ondernemingen kunt u Activity Based Costing op verschillende deelgebieden toepassen. De diversiteit van de activiteiten leidt ertoe dat voor meerdere cost drivers een variatie aan berekeningen nodig is. Hiervoor worden in de praktijk vaak meerdere spreadsheets gebruikt, ieder met een eigen indeling, eigen berekeningen en bijbehorende data.

Uiteindelijk dienen er rapportages gemaakt te worden waarin de resultaten per activiteit, na aftrek van doorbelastingen, inzichtelijk worden. Om dit te bereiken is het noodzakelijk de spreadsheets samen te voegen of te verbinden. Dit heeft als gevolg dat er een complex en inefficiŽnt systeem ontstaat, met alle bijbehorende risicoís.

Voor controlling en rapportages kunt u ook software gebruiken die de nadelen van Excel ondervangt, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de professional planner applicatie voor controlling. Deze software zorgt ervoor dat alle gegevens in een, bedrijfseconomisch intelligente, database worden opgeslagen. Gebruikers kunnen vervolgens in een dynamische omgeving budgetteren, rapporteren en prognoses opstellen. Omdat het programma in staat is een Ďliveí verbinding met Excel op te zetten kan de controller op een flexibele wijze de berekeningen voor de doorbelastingen opstellen. Ook kan hij gebruik maken van reeds bestaande Excel modellen.

Schematisch ziet dat er zo uit:

Schema Activity Based Costing

  1. De werkelijke cijfers worden automatisch in de professional planner database geÔmporteerd. De budgetten worden direct ingevoerd of vanuit Excel ingelezen.

  2. De kosten worden automatisch in Excel opgehaald en op basis van verdeelsleutels aan de activiteiten toegerekend.

  3. De berekende doorbelastingen worden automatisch in de professional planner database opgeslagen.

Dit systeem heeft als voordeel dat de rapportages betrouwbaar zijn, de controllers veel tijd besparen en dat Activity Based Costing als sturingsinstrument effectief ingezet kan worden.